Assistente de Backoffice - Contratos

Grupo MGITECH - Mais de 34 anos conectando pessoas, operação e tecnologia.

Nosso propósito é simplificar o trabalho operacional das pessoas, para que elas possam desenvolver ao máximo seus talentos humanos. Grupo MGITECH nasceu como distribuidor HP.Hoje, conectamos fabricantes, desenvolvedores, integradores e clientes de pequenas empresas a multinacionais em um ecossistema completo de hardware, software, serviços e plataforma.

Nossos Valores: Liberdade com responsabilidade; Busca constante por excelência; Oportunidades iguais para criar e se desenvolver; Empatia; As melhores ideias devem prevalecer; Ajudar sempre que possível; Semear para colher.

Se você gosta de trabalhar em um ambiente colaborativo, com autonomia, quer sentir que realmente faz a diferença em seu ambiente de trabalho e é movido por desafios, com certeza irá se identificar com a MGITECH!Competências e Atitudes que valorizamosPlanejamento e organização;Comunicação e ética;Inovação e melhoria contínua;Orientado a resultado com qualidade e foco no cliente;Flexibilidade;Senso de Urgência;Empatia;Persuasão;Resistência a Pressão Responsabilidades e atribuições:

Principais responsabilidades:

Executar as atividades dentro dos prazos estabelecidos, mantendo os envolvidos informados sobre o andamento das demandas e sinalizando à liderança dificuldades que possam impactar as entregas.

Manter as informações de inventário dos clientes atualizadas no SAP, realizando conferências e comunicando inconsistências para orientação e correção.

Apoiar a conferência e a atualização dos dados dos contratos de serviços, conforme os procedimentos internos.

Registrar e acompanhar pedidos de vendas, pedidos de devolução, aprovações de orçamentos e demais pendências dos clientes no SAP e no HubSpot.

Acompanhar as pendências de devolução de equipamentos de backup, notas fiscais e aprovações de orçamentos, realizando contato com os clientes e sinalizando atrasos à liderança.

Buscar conhecimentos sobre os sistemas e processos da área para aprimorar a execução das atividades. Descrição das atividades:

Inserir e atualizar informações nos sistemas utilizados pela área, mantendo os registros completos ao concluir cada atividade.

Acompanhar e atualizar chamados nos sistemas internos e nos portais dos clientes, dando andamento às etapas de reparo ou substituição de equipamentos e observando os prazos contratuais.

Manter contato com clientes para informar sobre envio e rastreio de equipamentos, pendências de notas fiscais e devoluções de equipamentos de backup.

Consultar a disponibilidade de equipamentos em estoque e encaminhar necessidades de compra para avaliação e aprovação dos responsáveis.

Apoiar o acompanhamento de títulos em aberto relacionados às demandas do Backoffice, realizando contatos e registrando os retornos dos clientes, conforme orientação da liderança e da área financeira.

Efetuar registros de baixa de equipamentos e atualizações de ordens de serviço no SAP e no HubSpot, conforme critérios internos e aprovações dos responsáveis.

Abrir e acompanhar ordens de serviço nos portais da Samsung (GSPN), Apple e demais fornecedores.

Realizar a ativação de contratos no SAP, vinculando chips e equipamentos aos clientes conforme as informações e orientações recebidas.

Emitir termos de troca ou substituição de equipamentos e atualizar os respectivos inventários.

Elaborar e encaminhar orçamentos de atendimentos avulsos, fora de garantia ou não cobertos pelo contrato, com base nas tabelas e condições previamente estabelecidas.

Apoiar a elaboração e a atualização de instruções de trabalho, publicando os materiais no HubSpot após validação da liderança.

Formação educacionalEnsino superior cursando ou completo em Administração, Gestão de Processos, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.

Experiência anteriorVivência em rotinas administrativas, operacionais ou de backoffice.

Experiência com atendimento e contato direto com clientes.

Conhecimentos técnicosPacote Office em nível básico, com conhecimentos em Excel para preenchimento e atualização de planilhas.

Facilidade para utilizar sistemas e manter informações organizadas.

Conhecimento em SAP e HubSpot será considerado um diferencial. HabilidadesOrganização e atenção aos detalhes.

Comunicação clara e cordial.

Comprometimento com prazos e procedimentos.

Proatividade no acompanhamento das demandas.

Trabalho em equipe.

Capacidade de identificar inconsistências e buscar orientação para resolvê-las.